政府、企事业单位每天的会议都很频繁，尤其是在现今社会竞争激烈的时代，会议的效率有时候起到了很大的作用。传统的会议前期准备，需要准备大量的打印、复印相关文件，装订成册等等事务，而这需要花费大量的时间和人力。而无纸化会议系统的出现，大大缩短了会议的前期准备时间，减少了大量的人力资源。文件只需要依靠后台的管理系统，直接拷贝到每台终端上，而这可能也就几分甚至是几秒钟的时间。
无纸化会议系统的优点还有很多。除了前期准备的时间大大缩短以外，会议中时间也能大大缩短。例如，会议签到功能，减少了纸质签到的等待和核对时间，只需一键触摸，即能快速签到。会议投票功能能够大大减少唱票的时间，只需几秒的时间，立刻就能知道表决结果。这些功能的应用很大程度提高了与会者的会议效率，同时也让与会者感受到无纸化会议系统的方便、快捷。会后的管理也同样的便捷。会议的相关文档可以保存下来，归档，便于以后的查找。
另外，无纸化会议系统中包含的信息传送功能，能将信息传送给某一个人。这样当有紧急事件需要领导处理时，就不需要打断会议进程，直接将信息通过会议助理发送给领导，让领导处理即可。这些都大大提高了会议的效率。
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